We zijn continu bezig om de gegevens in het bestand zo actueel mogelijk te houden. De helpdesk krijgt regelmatig vragen over de actualiteit van de bestanden als er adressen terugkomen, of worden geweigerd.
De deelbestanden worden jaarlijks per mail benaderd om de gegevens te controleren. Ongeveer 50% van alle opgenomen organisaties geeft hier gehoor aan. Van de organisatie die gehoor geven geeft weer 50% aan dat het "OK" is en resteert dus 25% van de organisatie die mutaties aan ons doorgeven. De mutaties zijn altijd direct merkbaar in de adreslijsten. En als een update-ronde klaar is worden de gebruikers op de hoogte gesteld.
Tijdens de COVID-lockdowns hebben we geen actieve update-rondes gedaan. Het werd te pijnlijk om te vragen naar verwachte bezoekersaantallen en festival-datums. We starten in 2023 met een nieuwe eenvoudiger methode om de gegevens te checken via e-mail-formulieren
Lopende het seizoen krijgen we van onze AdresData-gebruikers feedback over personen die er niet meer werken, of e-mailadressen die niet meer kloppen. Deze mutaties verwerken we direct en zijn dan beschikbaar in de actuele adreslijsten.
Bezoekersaantallen van musea en festivals vragen we aan de organisaties. Het kan zijn dat deze door de organisatie geflatteerd worden. Als een organisatie geen aantal bezoekers opgeeft wordt het aantal van het voorgaande seizoen aangehouden.
Dubbelen kunnen voorkomen als organisaties een centraal secretariaat of boekingskantoor hebben. Een organisator van meerdere festivals is hier een voorbeeld van. In sommige gevallen komen meerdere organisaties dan met dezelfde (mail)adressen voor in een lijst, maar hebben ze wel eigen contacten, websites en/of bezoeker-informatie.
Sommige mail-providers (zoals MailChimp) controleren import-bestanden en hebben niet altijd duidelijke redenen om adressen te weigeren. Vaak worden role-based e-mailadressen als info@, sales@ en marketing@ geweigerd door deze Amerikaanse filters, terwijl het hier in Nederland, in de culturele sector, veel gebruikte mailadressen zijn.
Een advies is om het aantal weigeringen, dubbelen te beperken, is om in kleinere, goed gesegmenteerde plukken te mailen. Dus nooit het hele deelbestand mailen, ook al is dat de snelste manier. Bedenk dat je aanbieding waarschijnlijk nooit voor de HELE sector interessant is. Dit voorkomt ook dat ontvangers "moe" worden van je berichten.
We ontkomen dus niet aan dubbeling, weigering en ook niet aan verouderde gegevens. We zijn er echter wel dagelijks mee bezig en stellen al je feedback op prijs, zodat we die weer kunnen gebruiken om de bestanden nog beter, vollediger en actueler te houden.
NB De Toerisme-contacten en Toeleveranciers worden gratis meegeleverd bij de abonnementen en niet meer door ons geactualiseerd.
Opmerkingen
0 opmerkingen
Artikel is gesloten voor opmerkingen.